寫出不讓人忽略的郵件

作者：布萊恩·加納

 

　　你的客戶和同事沒足夠的時間、耐心地看完他們收到的每一封電子郵件。有些人一天收到幾百封郵件。所以他們會先看可以很快處理好的郵件。他們可能永遠找不到時間回復、或甚至閱讀其余的信件。

 

　　那么你要如何吸引他們的注意？試試以下的做法：

 

　　1.按照標準規(guī)范書寫，該大寫就大寫，該有標點符號就用標點符號。良好的寫作是有慣例規(guī)范的，這對電子郵件來說可能象是在浪費時間。但是把事情做對，尤其是小事情，是很重要的。即使你們那一群人發(fā)郵件時不大寫、不加標點符號，但你還是該這么做。違背書寫語言的基本規(guī)范、倉促間寫成的電子郵件，則會凸顯出發(fā)件人的粗心草率。有些簡寫可能會造成混淆。一開始就把信息表達清楚所花的時間，比后來再解釋你真正意思所花的時間還要少。

 

　　2.直接說重點（當然還是要有禮貌）。有所要求時，務必明說。不要一開始就過分恭維收件人，不過簡短的問候可能有幫助（例如“很棒的訪談。謝謝寄給我看?？梢詭臀乙粋€忙嗎？”）清楚說明截止期限和收件人所需的其他細節(jié)，好讓對方能準時完成這件事。

 

　　3.言簡意賅──但不要過分簡短。長篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費精神。越是需要往下拉或滑動頁面，他們越是不會仔細閱讀你的信息。他們可能只是走馬看花，漏掉重要的細節(jié)──或者完全跳過不看。所以你寫的信息，要盡量讓對方在一屏內(nèi)讀完。內(nèi)容要有重點，遣詞用字盡量精簡。

 

　　刪除無關緊要的枝節(jié)之后，務必要保留真正的信息。舉例來說，如果要讓對方知道項目的最新動態(tài)，你必須提供足夠的背景信息，提醒對方整件事的來龍去脈。從他們的觀點去寫你的信息。他們不像你投入你的項目那么深入，而且他們也有其他許多事情要做。所以務必提醒他們，讓他們想起上次你寫信給他們時，情況是什么樣子，然后說明在那之后發(fā)生了什么事。

 

　　4.說明發(fā)生了什么事，以及何時發(fā)生。公司爆發(fā)嚴重的爭議時，律師通常會要求客戶列出“相關事件時間表”，詳細說明導致爭議發(fā)生的那些最重要事件。這份文件幫助每個當事人更清楚地思考事情如何演變。寫電子郵件時，設法運用類似的方法。這可幫助你整理思緒，把整件事說得井井有條。也就是說，故事如果有清楚的開頭、中段和結(jié)尾，比起夾敘夾議，事實和意見胡亂穿插在一起，能更有效地維系收件人的興趣。

 

　　5.加進精簡但能充分說明目的的標題。按下“發(fā)送”鍵之前，請檢查一下標題。如果標題很普通或空著不寫，你的信息會淹沒在收件人過度擁擠的收件夾中。如果你想請對方采取行動，就請在標題強調(diào)這一點。你的請求必須讓對方容易看到，并且容易執(zhí)行。

 

　　6.審慎選擇抄送對象。列在抄送名單的人，必須要能立即明白為何自己會收到該郵件；不要想都不想就按下“回復所有人”。給你發(fā)郵件的人，可能在發(fā)送時就已經(jīng)抄送太多人了，如果你回復給所有人，等于是再犯一次同樣錯誤，不應收到郵件的人會更加氣惱。不要輕易使用密件抄送，除非你相當確定有必要這么做。這會破壞你的名聲，讓人覺得你做事有欠思慮。