如何讓會議更高效？

作者：簡寧

 

    相關(guān)部門的一項調(diào)查結(jié)果顯示：在老板一周55小時工作時間里，大約有18小時用于開會。剩下的時間中，有3個多小時用于通電話，5小時用于商務(wù)會餐，每周自由安排的時間僅有6小時。那么，如何讓會議更高效呢？

 

    1.善于授權(quán)。有研究發(fā)現(xiàn)，如果老板的直接下屬很多，這個老板又不善于授權(quán)，總親自插手公司的內(nèi)部運作，那么，這家公司的內(nèi)部會議就較多較長。

 

    2.在正確的會議節(jié)點做決策。老板應(yīng)該緊盯會議之間的邏輯關(guān)系，避免開同樣的會。最好設(shè)計一個合理而高效的會議體系，在正確的會議節(jié)點上進行有效決策，而不僅僅把會議當(dāng)成獲取信息的渠道。開會而沒有決議，就是讓事情更加復(fù)雜，最終難免癱瘓。

 

    3.一定要設(shè)立會議日程表。如果你沒有時間，一定要讓秘書給你制定一個會議日程表。早晨上班的第一件事，就是看一下你的會議日程表，然后從中畫掉不重要的會議，來處理最緊急、最重要的事務(wù)。

 

    4.合并會議。除畫掉不重要的會議外，還要看一下有哪些會議必須召開而又可以合并在一起。

 

    5.將會議改為私下溝通。有一些老板很少召開長時間的面對面會議，而是“進行經(jīng)常性的反復(fù)接觸”，親自與相關(guān)人員面談，或通過發(fā)送短信、即時消息和視頻聊天等方式溝通，節(jié)省了開會時間。

 

    6.是否召開會議，“利”字當(dāng)頭。日本人開會愛斤斤計較，老板在做會議時間安排時，可以學(xué)下日本人，多打一下算盤，看一下會議成本。這里的“利”字，不僅是開會的金錢成本，還有人力成本、時間成本等，合計起來就十分驚人了。有了這樣的成本核算，哪些會該開，哪些不該開，也就清楚了。